ワークフローに担当者を設定してみよう

今回は、Runbookで作成したワークフローに担当者を設定する方法についてご紹介します。担当者を設定すると、ワークフローの進行中に、別のユーザーに作業を依頼することができます。依頼されたユーザーも、Runbookで作られたマニュアルを見ながら作業を進めることができるのが大きな特徴です。担当者が頻繁に変わるような業務や、作業に慣れが必要な業務を複数人で行うのにとても便利な機能です。

さっそくやってみましょう。

ワークフローを作成する

ワークフロー形式のブックを新規作成します。ブックの名前は「人事総務依頼」にしました。

普通に依頼フォームを作っていきます。フォームの作り方はこのへんを参考にしてみてください。

依頼フォームが出来上がりました。

依頼の内容に応じて次の入力内容が変わるようなワークフローを作ることもできます。この例でいえば、依頼の種類が見積もり依頼なら見積もり依頼情報の入力画面、配達依頼なら配達情報の入力画面、といった具合です。

担当者向けのタスク（記事）を追加する

依頼側の入力フォームができたら、今度は担当者向けのタスク（記事）を追加します。

担当者向けの入力フォームを作成します。作成したら、「担当者を設定する」をクリックします。

担当者を設定します。担当者はユーザー、またはグループから選択することができます。複数の担当者を設定することもできます。

ワークフローを実行する

準備ができたら、さっそくワークフローを実行してみましょう。人事総務依頼を開いて、依頼内容を入力し、「次へ」をクリックします。

担当者が設定されているタスクまでプロセスが進行すると、このように表示されます。担当者が処理を行うまで、これ以上プロセスを進めることはできません。

ここで、担当者に設定されているユーザーでログインしてみましょう。このように画面上部の通知アイコンに数字が表示されているはずです。アイコンをクリックすると、通知内容がポップアップします。

または、ユーザーアイコンをクリックして、「受信したワークフロー」をクリックします。

処理画面から処理を行います。

担当者が処理を行うと、依頼者に通知が送信されます。依頼者は担当者が行った作業の内容を確認して、プロセスを継続することができます。

依頼者や担当者にメールを送信する

アクション機能を使って、担当者や依頼者にメールを送信することができます。宛先やメールの文面、送信するタイミングなどを柔軟に設定することができます。これで連携漏れもなくなりますね。

まとめ

Runbookのワークフローを使うと、マニュアルを見ながら作業を進めていくだけで、業務をこなすことができるようになります。担当者を設定することで、複数人で連携する複雑な業務にも対応できることがおわかりいただけたかと思います。入社時の手続きや契約管理、各種申請業務など、ワークフロー機能を使うことでマニュアル活用の幅が広がります。ぜひお試しください。

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