【RPAに頼らない！】業務プロセスを自動化する方法
こんにちは。突然ですがみなさんの職場では、業務プロセスの自動化ってできてますか？ うちはDXが進んでるからとっくにシステム化されてるよっていうところも多いと思います。でもこんなことってありませんか？
- 複数のシステムがばらばらに存在しており、連携できていない。
- 限られた人だけが使えるシステムがあり、属人化されている。
- 人員の入れ替わりが激しく、システムをうまく使いこなせない。
そもそも業務プロセスの自動化って？
業務プロセスの自動化とは、ソフトウェアやテクノロジーを活用して、反復的なタスクや手作業を自動化することをいいます。自動化することによって、昨今問題視されている人手不足を補ったり、作業のスピードや正確性が向上したります。請求書を手書きするのに３日かかっていたのが、システムのおかげで３分でできたりするわけですね。打ち間違いもないしいいことづくめです。
つまり、それまで洗濯は手洗い、掃除はほうきでやっていたご家庭に、全自動洗濯機とお掃除ロボットがやってきたようなものですね。戦後からいきなり令和です。
自動化≠全自動化
しかし、全自動洗濯機とお掃除ロボットがあったからといって、掃除洗濯の仕事がまったくなくなるわけではありません。誰かが掃除機のスイッチを入れないといけないし、たまったゴミを捨てないといけません。洗濯にしても、乾燥機つきでなければ自分で服を干さないといけませんし、機械は洗濯が終わった服を畳んでまではくれません。ずいぶんと作業は楽になったとはいえ、やはり人間がやらないといけないことはそれなりにあります。
業務システムも同じことがいえます。システムを導入して作業が楽になったとはいえ、それを使うためにさまざまな形で人の手が介在します。特に近頃はクラウドツールが普及し、様々なツールを組み合わせて使うのが当たり前になりましたから、それらを何らかの方法で連携する必要があります。社内の既存システムと組み合わせて使うケースもあるでしょう。そうなると、システム利用者のオペレーションは複雑になります。業務プロセスを自動化するためには、そういった複雑なオペレーションを取り除いて、システムの操作やシステム間の連携そのものを自動化する必要性が生じてきます。
自動化の限界
そのためにはRPAのようなツールが用いられることになりますが、RPAにも問題点があります。
- 手順やシステムの軽微な変更のたびにRPAの改修コストが発生する。
- 複雑な判断が必要な業務や例外処理などはAIで対応できない。
- 誤作動や障害による業務への支障。
- 費用対効果。どこまでやるか。月に一度ボタンを押すだけの作業のためにコストをかけるべき？
RPAツールの多くは、WebブラウザやOSの画面の操作を機械的に記録して反復する技術が使われるため、利用するシステムのちょっとした画面の変更などにも影響を受けてしまいます。また最近はAIが話題になっているため、AIがなんでもお任せでやってくれるのだろうという期待があるかもしれませんが、今はまだそこまでRPAツールは発達していませんし、誤作動を起こしたときにどうするかという問題もあります。
一番大きな問題は、細部まですべて自動化するには多大なコストがかかるということです。先ほど洗濯機の例を挙げましたが、やろうと思えば洗濯した服をロボットが一枚一枚畳んでくれるようなこともできなくはないでしょう。ですがそんな大掛かりな機械を家庭で導入したいかといえば、必要ないと答える人がほとんどだと思います。一人暮らしの家庭など、電気代がもったいないから乾燥機すらいらない。洗濯物を干すくらい自分でやるよという人も多いでしょう。全自動化を目指すよりも、人が介在する業務をしくみ化したほうが合理的なケースのほうが圧倒的に多いのです。つまり、人の手が介在する業務があったとしても、その業務を誰がやっても同じようにこなすことができて、問題が発生しても自力で解決することができるのであれば、あなたがいなくなってもその業務プロセスは変わることはありません。つまり、自動化されているといっていいはずです。スタッフの入れ替えがあるたびに引き継ぎが発生し、作業品質が変わるようでは、その業務は自動化されているとはいえません。
どうやってしくみ化するか
Runbookを使えば、マニュアルによるしくみ化と、ワークフローによる自動化を同時に行うことができます。しくみ化のためには、業務プロセスを分解し、誰でも同じようにできるよう、「業務マニュアル」や「業務標準」として社内に共有することが重要です。引き継ぎできる業務マニュアルの作り方について以前まとめた記事がありますので、よければ読んでみてください。
Runbookではさらに「ワークフロー」機能といって、マニュアルどおりに作業するだけで、業務がまわっていくしくみが用意されています。マニュアルとワークフローを組み合わせると、マニュアルを読み進めながら情報を入力していくことができ、入力したデータを作業後に活用することができます。
ワークフローの途中で、作業を担当者に割り当てることもできます。
条件分岐や、他のクラウドサービスと連携ができます。
これらの機能によって、さまざまなクラウドサービスや業務システムを横断する業務プロセスそのものをしくみ化することで、Runbookがいわば業務とシステムとの橋渡し役を担うことになります。
Runbookは従来のRPAやワークフローとはまったく異なる、業務プロセス自動化ツールです。Runbookにご興味を持たれた方は、ぜひお試しをお願いいたします。
記事の内容をこちらのスライドにまとめました。
