会員向け限定公開マニュアルの作り方
会員向けのサポートサイトなど、閲覧できるユーザーを限定して、マニュアルを公開したい場合がありますよね。Runbookを使ってマニュアルを限定公開するには、以下の２通りの方法があります。
- ゲストユーザーにワークスペースへの閲覧権限を設定する
- ワークスペースを外部公開して、基本認証（BASIC認証）を設定する
それぞれ紹介していきましょう。
ゲストユーザーにワークスペースへの閲覧権限を設定する
Runbookのワークスペースは初期状態でゲストユーザーに非公開になっているので、ゲストユーザーにアクセス権を割り当てないといけません。まず閲覧できるゲストユーザーが所属するグループを作成します。ユーザーグループは、システム設定から、「ユーザーグループの管理」で作成できます。
グループができたら、「ユーザーの管理」で、作成したグループを指定してユーザーを招待します。グループは後から設定することもできます。
限定公開するワークスペースの設定で、「アクセス権」を開き、作成したユーザーグループに対する閲覧アクセス件を割り当てます。
管理権限や編集権限を割り当ててもゲストユーザーには適用されません。
ゲストユーザーの認証にはSAMLを使って、kintoneなど他のクラウドサービスとシングルサインオンオンすることもできます。会員が複数のサービスにまたがった情報を参照するときなどに、いちいちログインしなくていいので便利ですね。
ワークスペースを外部公開して、基本認証（BASIC認証）を設定する
利用者のアカウントを作る手間を省きたい、という場合は、ワークスペースを外部公開して、共通のパスワードを設定することもできます。簡易的に認証機能を設けることができますが、ゲストユーザーを利用する場合と比較してセキュリティのレベルは下がります。
ワークスペースの設定で「公開設定」を開き、ワークスペースを外部公開します。このとき、「基本認証を使用する」にチェックをつけると、サイトにアクセスしたときにユーザー名とパスワードを求められるようになります。
このユーザー名とパスワードは利用者が共通で使用するものになりますので、定期的に変更することをお勧めします。
終わりに
Runbookではワークスペースごとに公開設定やアクセス権の設定ができるので、ワークスペースを分けて複数の限定公開サイトを持つこともできます。自社内だけに公開するサイトと、パートナー企業のメンバーに公開するサイトに分けるなど、きめ細かい運用が可能なのでぜひお試しください。
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