丸投げで大丈夫？　Runbookで日々のもくもく作業をAIに任せよう

どんな仕事をAIに任せればいい？

こんにちは。クローバの門屋です。最近は日々の業務でClaudeやChatGPT WorkなどのAIエージェントを使っているという方も増えてきました。AIを使うと、これまで時間をかけて手作業でやっていた業務をAIに任せることができます。しかし、まだまだAIは情報の検索や資料のイラスト作成くらいにしか使えないよと思っている方も多いのではないでしょうか。

もくもく作業こそ自動化しよう

もくもく作業とはわたしが作った言葉で、個別の判断を必要としつつ、反復的で単調な業務作業のことです。毎回同じ手順でやっていて、そんなに負担ではないけれど、毎月30分かかるみたいな作業です。例えばExcelファイルのセルを一つ一つコピペして営業支援ツールに入力するような作業を思い浮かべてください。都度都度は大した手間ではないし、わざわざシステム化するまでもない作業でも、塵も積もればで、それなりの時間を取られてしまっているのではないでしょうか。AIで業務を効率化するには、まずはそんな「もくもく作業」を洗い出して、自動化してみることをおすすめします。

AIで業務を自動化したいけど、うまく動かせられるか不安

しかし、いざAIで自動化しようすると、こんな経験はないでしょうか。

• 毎回AIへの指示を入力するのは手間
• 条件によって作業の内容を変えたい
• 社内のルールに沿って作業させたい
• 作業が完了したら結果をメール通知したい

AIを業務で利用する場合、AIにより正確に仕事を依頼するために、「ハーネス」というしくみが重要となります。ハーネスとは馬に荷車を引かせるときに装着する器具のことで、これがないと馬が荷車を引かず、勝手にあちこちへ行ってしまいます。この名前の由来が示すとおり、ハーネスはAIが勝手な行動をとらないようにコントロールするしくみのことです。

ハーネス設計についての詳細は別途こちらにまとめてあります。

Runbookの「ワークフロー」のしくみ

Runbookには、AIの業務利用で必要な「ハーネス」があらかじめ用意されています。

ナレッジ

Runbook内に蓄積されたマニュアルが、AIのためのナレッジとなります。必要に応じてAIにこれらの情報を検索、参照させることができます。

スキル

スキルとはAIに任せたい作業の手順書です。一度スキルを作成すると、それを利用して何度でも同じ作業をAIに依頼することができます。スキルはRunbookの記事として、AIに作ってもらうことも可能です。

ルール

AIはRunbookのルールにそって手順を実行します。ある条件を満たした場合、次に行う手順を変えるというように設定することで、AIにより複雑な作業を依頼することができます。

フック

フックとは、ある作業を実行したら、自動的に別のアプリやサービスを起動するしくみのことです。ピタゴラスイッチのようなものをイメージしてみてください。AIが行った作業を、メールやキントーンなどの別のサービスに伝搬させることができます。

実際にやってみよう

例として、キントーンにあるお問い合わせ情報を毎朝チェックして、対応のための優先度をつける作業を考えてみましょう。

Runbookでワークフローを作成する

今回はシンプルな１ステップだけのワークフローを作成してみます。ワークスペース画面から「ブックを作成する」をクリックし、新しいワークフローを作成します。

キントーンから未処理のレコードを取得して、概要をまとめるための手順を作成します。作成したワークフローはこのようなものです。これが「スキル」になります。

入力項目

キントーンには、公式のMCPサーバーで接続する想定です。

次に、「ワークフロー設定」>「アクション」からメール送信の設定を行います。

プロセスの完了時に、あらかじめ決められたユーザーにレポートを送信します。これが「フック」です。

未対応の問い合わせが存在する場合のみ、メールを送信します。これが「ルール」です。今回はやりませんでしたが、より複雑な手順の場合は、ルールに従って手順そのものを変化させることも可能です。

優先度を判定するための情報をRunbookの既存の記事から検索することもできます。これが「ナレッジ」です。

ハーネスができたので、Claudeで実行してみましょう。ClaudeなどのAIエージェントとの連携方法は公式マニュアルを参考にしてください。

実行されて、メールが送信されていますね！　日本語で手順を書くだけで、作業が自動化されました‼️　今回はプロンプトから実行しましたが、スケジュール登録しておけば毎日自動的にチェックしてくれます。

ハーネスとしてRunbookを使うメリット

最後に、ハーネスとしてRunbookを使うメリットを挙げておきます。

どんなAIエージェントでも使える

ClaudeやChatGPT、Geminiなど、お使いのAIエージェントを選ばないので、社内でAIエージェントが混在している環境でもご利用いただけます。

ヒトでもAIでも読み書きできる

Runbookは人間からもAIからも使いやすいように設計されています。作られた手順書はもちろん人間が読むこともできるので、容易に引き継ぎできます。

社内やチームで共有できる

作成したハーネスは社内やチームで共有して利用できます。

RunbookとAIエージェントを組み合わせることで、より正確に、安全に業務を任せることができるようになります。Runbookを試してみたいなと思われた方は、ぜひ一度ご相談ください。